Wykorzystanie informacji finansowych przez różne działy firmy

Obieg informacji związanych z zarządzaniem finansami stanowi podstawę dobrze prosperującego przedsiębiorstwa. Firmy osiągają lepsze wyniki i mogą skuteczniej planować działania, gdy dane finansowe są precyzyjnie mierzone i udostępniane osobom na stanowiskach decyzyjnych zarówno w dziale finansowym, jak i poza nim.

Efektywne zarządzanie informacjami finansowymi — poza tym, że umożliwia prowadzenie księgowości — ułatwia planowanie, prognozowanie i śledzenie wyników, jakie osiąga firma, dążąc do wyznaczonych celów. Dostęp do danych związanych z zarządzaniem finansami może zarówno pomóc poszczególnym pracownikom i całym zespołom skoncentrować się na zadaniach pomnażających wartość przedsiębiorstwa, jak i ułatwić im współpracę.

Scenariusz idealny zakłada wykorzystanie informacji finansowych przez wszystkie działy składające się na przedsiębiorstwo. Kierownicy potrzebują istotnych danych do podejmowania decyzji dotyczących opłacalności oraz inicjatyw o znaczeniu strategicznym. Menadżerowie analizują i udostępniają dane, które mają zapewnić prawidłowy przebieg procesów biznesowych, pracownicy zaś dzielą się informacjami dotyczącymi konkretnych projektów.

Dlatego też przedsiębiorstwa chętnie korzystają z systemów ERP takich, jak Microsoft Dynamics NAV.

„Prawda obiektywna”

Rozwiązanie z zakresu zarządzania finansami, które cechuje się wysokim stopniem zintegrowania ze wszystkimi ważnymi źródłami danych wewnątrz organizacji, w znaczący sposób przyczynia się do zwiększenia precyzji prognoz i produktywności pracowników. Jest to możliwe dzięki powstaniu „prawdy obiektywnej”, czyli podstawowego zbioru danych, które mogą być wykorzystywane do przygotowania wszystkich analiz i raportów. Brak takiego powszechnie przyjętego, podstawowego zestawu danych oraz definicji, które określają sposób tworzenia raportów, może przyczynić się do tego, że w odniesieniu do tego samego zagadnienia finansowego działy będą uzyskiwać sprzeczne wyniki. Firmy, które nie dysponują ujednoliconą wersją danych, tracą zbyt wiele czasu na próby pogodzenia sprzecznych informacji, a przecież ten czas można spożytkować na przygotowanie strategii na podstawie wspomnianych danych.

Wsparcie procesu decyzyjnego

Dostęp do informacji finansowych umożliwia firmom podejmowanie trafniejszych i bardziej świadomych decyzji. Sukces wielu osób — dyrektorów generalnych, specjalistów ds. rozwoju produktów, analityków oraz menadżerów w magazynach i warsztatach produkcyjnych — jest często uzależniony od tego, czy mają oni łatwy dostęp do możliwie najbardziej aktualnych i kompletnych danych finansowych.

Dzięki zintegrowaniu informacji pochodzących z całej firmy można uzyskać wiedzę, która w innym przypadku pozostałaby niezauważona. Dane finansowe mają jeszcze większą wartość, jeśli można je wyeksportować do arkusza kalkulacyjnego (Microsoft Excel) w celu przeprowadzenia dalszej analizy lub przeszukać i skategoryzować za pomocą zintegrowanego oprogramowania do raportowania.

Firmy skupiające się na planowaniu długoterminowym będą potrzebować informacji dostarczanych przez ich rozwiązania do zarządzania finansami, aby uzyskać wiedzę niezbędną do planowania strategicznego. Informacje z jednolitego magazynu danych można analizować; można także tworzyć do nich zapytania. Dzięki temu firmy mają sposobność rozpoznawania okazji sprzyjających rozszerzeniu działalności, co pozwala na osiągnięcie korzyści rynkowych.

Raportowanie

Przedsiębiorstwa wykorzystują dane finansowe do tworzenia raportów. Im lepszy program do raportowania i im większy zbiór danych, tym większa wartość informacji dla osób na stanowiskach decyzyjnych. Raportowanie ilustruje potrzebę zlikwidowania zbiorów danych i aplikacji oraz zastosowania zintegrowanego narzędzia do zarządzania finansami, które umożliwi przechowywanie informacji w scentralizowanej, relacyjnej bazie danych.

Narzędzie do raportowania powinno być pomocne podczas tworzenia podstawowych raportów okresowych — takich jak raport o poziomie zapasów, comiesięczne podsumowanie sprzedaży czy rachunek zysków i strat — a także dawać możliwość dostosowywania istniejących raportów i tworzenia nowych dokumentów w sposób, który ułatwi zespołom, grupom produktowym i innym jednostkom współdzielenie danych. Tworzenie nowych raportów powinno być łatwiejsze dzięki zastosowaniu elastycznych szablonów oraz kreatorów.

Użytkownik powinien też mieć możliwość łatwego eksportowania danych finansowych do narzędzi takich jak Excel czy Word, co pozwoliłoby mu w prosty sposób wykorzystać dane w arkuszach, dokumentach i prezentacjach. Przedsiębiorstwa potrzebują również możliwości dzielenia się informacjami za pomocą Internetu, a pracownicy powinni mieć bezpieczny dostęp do istotnych danych z dowolnego miejsca.

Zgodność z przepisami

Kwestia zgodności może stanowić duże wyzwanie z uwagi na koszty i złożoność. Nawet jeśli dane przedsiębiorstwo nie jest bezpośrednio zobowiązane do przestrzegania pewnych regulacji, może zostać zmuszone do wykazania zgodności z nimi podczas współpracy z firmami, które podlegają takim regulacjom. Narzędzia do zarządzania finansami muszą więc zapewniać podmiotom wsparcie w zakresie przestrzegania i dokumentowania takiej zgodności.

zarzadzanie-finansamiWięcej informacji na temat możliwości Microsoft Dynamics NAV skierowanych do przedsiębiorstw działających w branży finansowej, znajdziecie Państwo w przewodniku:Zarządzanie Finansami w Microsft Dynamics NAV