Wyzwania związane z zarządzaniem finansami

Zarządzanie finansami staje się procesem coraz bardziej wymagającym i złożonym. Jest to odzwierciedlenie wzrostu konkurencyjności na rynku światowym. Aby przetrwać i dobrze prosperować we współczesnych warunkach gospodarczych, przedsiębiorstwa muszą wykorzystać wszystkie swoje atuty, w tym rozwiązania, które pozwolą zoptymalizować proces zarządzania finansami.

Współczesne firmy poszukują rozwiązań, które są niezawodne i proste, które można z łatwością dostosować do potrzeb i które umożliwiają rozszerzenie funkcjonalności odpowiadające kierunkowi rozwoju przedsiębiorstwa. Rozwiązanie z zakresu zarządzania finansami musi oferować więcej niż tylko podstawowe funkcje związane z planowaniem, księgowością czy zarządzaniem przepływem pieniężnym — firmy muszą mieć możliwość uzyskania wartości dodanej z danych finansowych, co ułatwi kierownictwu podejmowanie decyzji wpływających na kierunek rozwoju. Przedsiębiorstwa potrzebują również funkcji przeszukiwania własnych danych finansowych, aby uzyskać dostęp do informacji, które umożliwią przygotowanie wiarygodnych prognoz oraz planowanie strategiczne.

Potrzeba zastosowania zintegrowanego rozwiązania do zarządzania finansami

Przedsiębiorstwa często generują wiele rozbieżnych informacji, przez co nie mają dobrego wglądu we własną sytuację. Integracja funkcji oraz źródeł informacji, które zwyczajowo przechowuje się w różnych programach i bazach danych, jest niezbędna dla firmy potrzebującej czytelnego widoku danych pochodzących z różnych działów.

Rozwiązania z zakresu zarządzania finansami muszą umożliwiać integrację procesów i informacji, co pomoże przełamać sztuczne bariery tworzone przez używanie osobnych programów. Informacje wprowadzone do jednego systemu ERP muszą być dostępne w innych. Integracja umożliwi także lepszą komunikację pracowników firmy z klientami, dostawcami czy partnerami handlowymi — między innymi za pomocą Internetu.

Integracja danych pomiędzy programami pozwala poprawić produktywność poprzez uwolnienie użytkowników od konieczności pozyskiwania informacji z różnych źródeł. Na poprawę jakości zarządzania finansami ma także wpływ odblokowanie danych wykorzystywanych w jednym z najważniejszych obszarów zarządzania finansami, czyli w analizie biznesowej. Wraz z innymi narzędziami sprawozdawczymi i analitycznymi dostarcza ona informacji pomagających przyspieszyć procesy decyzyjne. Umożliwia także firmom szybsze reagowanie na nowe wyzwania rynkowe oraz aktywne wykorzystywanie nadarzających się okazji.

Idealne narzędzie do zarządzania finansami powinno być także kompatybilne z popularnymi programami pakietu Microsoft Office, takimi jak Excel, Word czy Outlook, których używa się do zarządzania relacjami z klientem, czy też z Microsoft Office SharePoint wykorzystywanym przez portale ułatwiające współpracę.

Bogata funkcjonalność w standardzie

System ERP oferujący ogólne funkcje zarządzania finansami, takie jak księga główna, rozrachunki z dostawcami i odbiorcami, zapasy itd., powinien umożliwiać także obsługę innych procesów biznesowych. Dlatego w systemie Microsoft Dynamics NAV można również znaleźć funkcjonalność do lepszego zarządzania kosztami (Rachunek kosztów), czy prognozowania przepływów pieniężnych (cash flow). Wartość takiego oprogramowania znacznie wzrasta, jeśli można z nią zintegrować systemy takie jak CRM, SCM czy inne rozwiązania zarządzające danymi o znaczeniu strategicznym.

Możliwość rozszerzenia funkcjonalności zapewnia użytkownikom komfort pracy. Zlikwidowane zostają ograniczenia, które mogłyby utrudniać współdzielenie danych i funkcji między programami. Dzięki dostępowi do jednej, zabezpieczonej bazy danych, która umożliwia wszystkim pracownikom podejmowanie decyzji na podstawie tego samego zbioru danych — od harmonogramów produkcji czy poziomu zaopatrzenia po zamówienia sprzedażowe i kampanie marketingowe — personel zyskuje możliwość szybkiego odnajdywania ważnych i często krytycznych szczegółów.

Dostosowanie do potrzeb użytkownika

Rozwiązanie do zarządzania finansami powinno oferować wiele gotowych raportów i formularzy, a także umożliwiać użytkownikom łatwe dodawanie lub usuwanie pól w dostępnych formularzach i raportach oraz tworzenie nowych dokumentów dostosowanych do potrzeb firmy. Pozwoli to pracownikom stworzyć spersonalizowane rozwiązanie, które zwiększą zarówno produktywność i łatwość korzystania z oprogramowania, jak i ogólną satysfakcję użytkowników.

Dzienniki audytu i wymogi prawne

Współczesne narzędzia do zarządzania finansami muszą mieć możliwość tworzenia łatwo dostępnych dzienników audytu oraz współpracować z innymi formami weryfikacji czy zabezpieczeń wymaganymi na mocy ustawy Sarbanesa-Oxleya, Nowej Umowy Kapitałowej Basel II, HIPAA czy też postanowień innych organizacji zajmujących się zgodnością z przepisami. Narzędzia takie muszą umożliwiać wspieranie korporacyjnych inicjatyw w zakresie jakości oraz zapewniać integrację z funkcjami audytu i zgodności z przepisami.

Warto podkreślić, iż system Microsoft Dynamics NAV spełnia wymagania polskiej ustawy o rachunkowości i jest zgodny z VAT 2014.

Wsparcie raportowania i analizy

Przedsiębiorstwa potrzebują narzędzi do zarządzania finansami, które są kompatybilne lub — co jeszcze korzystniejsze — bezpośrednio zintegrowane z niezawodnymi rozwiązaniami w zakresie raportowania i analizy. Bez elastycznego i łatwego w zastosowaniu systemu sprawozdawczego i analitycznego kierownicy oraz analitycy nie mają dostępu do informacji potrzebnych im do podejmowania przemyślanych decyzji dotyczących rozszerzenia działalności, marketingu produktów, ustalania cen oraz innych kwestii, które decydują o powodzeniu firmy.

Łatwość zastosowania

Prostota zastosowania to kryterium istotne dla wszystkich przedsiębiorstw, ale przede wszystkim dla małych firm, które często nie dysponują własnym działem IT. Dane finansowe muszą być dostępne w formacie, który umożliwi ich łatwe przeglądanie i eksportowanie do zabezpieczonych narzędzi i programów takich, jak Microsoft Excel, czy SharePoint.

zarzadzanie-finansamiWięcej informacji na temat możliwości Microsoft Dynamics NAV skierowanych do przedsiębiorstw działających w branży finansowej, znajdziecie Państwo w przewodniku:Zarządzanie Finansami w Microsft Dynamics NAV