Zadania przed wyborem systemu ERP: cele, plan, budżet

Wybór kompleksowego systemu informatycznego spełniającego indywidualne wymagania firmy i działającego zgodnie z przyzwyczajeniami pracowników, może być trudnym zadaniem. Dlatego należy je starannie zaplanować.

Z doświadczeń wielu firm wynika, że proces planowania i określenia celów, jakie ma spełniać nowy system ERP do wspomagana zarządzania przedsiębiorstwem powinien mieć kilka niezbędnych etapów.

 

Planowanie działań

Na rynku firm dystrybucyjnych można znaleźć wiele gotowych przykładów, jak ocenić aktualną sytuację firmy i określić cele, które zamierzamy osiągnąć. Każdy z takich przykładowych scenariuszy zawiera kilka kryteriów powodzenia przedsięwzięcia, które umożliwiają porównanie aktualnego stanu gospodarczego firmy z zakładanymi celami.

Przystępując do planowania przedsięwzięcia wyboru systemu ERP wspierającego zarządzanie przedsiębiorstwem trzeba uwzględnić bardzo wiele szczegółów. Poniżej przedstawiamy ogólne ramy planu, które pomogą w zapanowaniu nad całym procesem. Główne etapy planowania, to:

  • Określenie obszaru zainteresowania
  • Ustalenie głównych osób
  • Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania
  • Określenie budżetu
  • Przygotowanie procesu wyboru systemu
  • Określenie harmonogramów

 

Określenie obszaru zainteresowania

Pierwszą Państwa decyzją powinno być to, czy zająć się wybranym kluczowym aspektem działalności, na przykład dystrybucją, czy kilkoma obszarami. Pomimo, że można to zrobić na późniejszych etapach, podjęcie tej decyzji na samym początku znacznie upraszcza dalsze prace.

 

Z życia firmy

Marek rozmawia z innymi dyrektorami firmy Cronus, a także z kolegami dyrektorami z innych firm, których na ogół prosi o radę, gdy musi podjąć ważną decyzję. Firma Cronus decyduje, że na początek skupi się na obszarach dystrybucji i zarządzania siecią dostawców, ponieważ one bezpośrednio przeplatają się z pozostałymi obszarami działania firmy i bezpośrednio rzutują na relacje firmy z klientami i kontrahentami.

 

Ustalenie głównych osób

Należy ustalić, kto będzie pomagał w wyborze systemu ERP i poinformować te osoby o swoich zamierzeniach. W grupie tej powinni się znaleźć:

  • Główni decydenci firmy/organizacji
  • Specjaliści techniczni z firmy
  • Inne doświadczone zaprzyjaźnione osoby z innych firm, do których można się zwrócić po poradę – szczególnie, jeżeli już wdrażały u siebie podobne rozwiązania.

Spośród tej grupy należy wybrać komitet sterujący. To on będzie odpowiadał za prowadzenie działań i zapewniał łączność z innymi członkami grupy, gdy będą takie potrzeby. W idealnych warunkach w skład komitetu sterującego powinny wejść zainteresowane osoby zarówno z technicznych, jak i merytorycznych działów firmy.

Z życia firmy

Kierownictwo firmy Cronus to dosyć nieliczna grupa ludzi i wszyscy pracują w siedzibie w Poznaniu. Powołanie komitetu sterującego projektem ograniczyło się do kilku telefonów i maili. W skład komitetu wchodzą Marek – wiceprezes ds. sprzedaży (który kieruje pracami), Witek – dyrektor finansowy, Szymon – dyrektor operacyjny, Marian – dyrektor informatyki i kilkoro ich bezpośrednich podwładnych. Dyrektor generalny firmy – Piotr – życzy sobie otrzymywać regularne sprawozdania z prac grupy i ma głos przy podejmowaniu ostatecznych decyzji.