Przeprowadzenie wstępnego rozpoznania systemów ERP

Komitet sterujący kieruje początkowym rozpoznaniem sytuacji i analizą działalności.

  • Należy utworzyć spis wszystkich aktualnych spraw merytorycznych mających wpływ na obszar firmy będący przedmiotem zainteresowania. Następnie należy je uporządkować według priorytetów.
  • Należy utworzyć spis aktualnie użytkowanego oprogramowania, sprzętu i znanych problemów z nimi związanych. Należy się zastanowić, czy i które wymagają rozwiązania przed przystąpieniem do dalszych działań.
  • Należy ustalić „punkty nienaruszalne”, które muszą być uwzględniane podczas rozpoznania i analiz – na przykład czy firma jest zobowiązana używać konkretnego systemu operacyjnego, rodzaju oprogramowania, bądź musi współpracować z konkretnym producentem?

Z życia firmy

Komitet sterujący zaprasza do współpracy kliku specjalistów merytorycznych, którzy poprowadzą analizy. Marek i Szymon, czyli wiceprezes ds. sprzedaży i dyrektor operacyjny zobowiązują się sporządzić spis problemów w dystrybucji. Marian – dyrektor informatyki, przeprowadza szczegółową inwentaryzację sprzętu i oprogramowania. Już na początku zdaje sobie sprawę jak wiele różnych i przestarzałych systemów informatycznych pracuje w firmie. Jednakże firma nie jest trwale związana z żadną platformą informatyczną lub producentem, może swobodnie dążyć do osiągnięcia najlepszych możliwych wyników inwestycji. Firma chce mieć oprogramowanie spełniające jej niepowtarzalne potrzeby gospodarcze, a zarazem takie, którym ludziom będzie się wygodnie posługiwać i które ułatwi im pracę.

 

Określenie budżetu

Komitet sterujący określa budżet zarówno na proces wyboru systemu ERP, jak i na sam system ERP. Na podstawie przeprowadzonej przez siebie analizy potrzeb i problemów, komitet sterujący musi określić ile problemy kosztują firmę w postaci utraconych przychodów, zaniżonej wydajności pracy, słabej rentowności inwestycji, i tak dalej. Gdy koszty te zostaną przedstawione zainteresowanym, będą mogli określić racjonalny koszt, jaki firma będzie gotowa ponieść by usprawnić swoje działanie.

 

Z życia firmy

Trudno jest przeliczyć na pieniądze wszystkie sprawy, ale w firmie Cronus jest kilka takich pozycji, przydatnych w planowaniu. Na przykład – co roku firma wydaje 150.000 złotych na dodatkowe wysyłki towarów w miejsce przesyłek zagubionych lub źle zaadresowanych. Braki towarów w magazynie przekładają się na niemożność zrealizowania zamówień klientów na kwotę około 200.000 złotych rocznie. Komitet sterujący szacuje, że uporządkowanie działania firmy i zwiększenie wydajności i sprawności pracy ludzi może firmie rocznie przynieść oszczędności rzędu 800.000 złotych. Po kilku debatach i dodatkowych weryfikacjach, komitet decyduje, że zasadną kwotą budżetową na wybranie, zainstalowanie i wdrożenie systemu ERP (oprogramowania do zintegrowanego zarządzania przedsiębiorstwem) będzie 1.000.000 złotych.