Przygotowanie procesu wyboru systemu ERP

 

Jeżeli Państwa firma do wyłaniania dostawców (np. systemu ERP) stosuje procedurę przetargów ograniczonych, komitet sterujący może określić interesujących go dostawców i opracować zapytanie ofertowe.

Jeżeli w firmie nie są stosowane procedury przetargowe, komitet sterujący powinien opracować proces, który najlepiej zaspokoi potrzeby gospodarcze firmy. Należy przygotować szczegółowy wykaz pozycji do sprawdzenia, by mieć pewność, że zakres oceny będzie wyczerpujący i taki sam w wypadku każdego potencjalnego dostawcy systemu ERP. Trzeba będzie omówić i określić szereg kryteriów, w tym:

  • Wybór dostawcy: czego od niego oczekujemy? Czy na przykład wielkość dostawcy ma znaczenie? Niektóre firmy wolą współpracować z dostawcami sobie podobnymi z punktu widzenia wizji i wielkości. Warto też zdecydować, czy oczekują Państwo, że całość – dostawę, wdrożenie i utrzymanie oprogramowania zapewni Wam jedna firma? Należy to jasno ustalić, a potem dopilnować, żeby wszyscy członkowie komitetu sterującego i inni zainteresowani mieli pełną jasność kryteriów wyboru dostawcy.
  • Możliwość przyszłej rozbudowy: aktualnie planujecie Państwo skupić się na wybranych obszarach firmy. Ale jeżeli rozważacie możliwość przyszłego rozbudowania oprogramowania pod kątem zaspokojenia dalszych potrzeb, potrzeby te należy określić już teraz. A kandydaci na dostawców powinni spełniać wymagania na rozbudowywalność systemu.
  • Sprawy finansowe: firma może stosować określoną politykę lub mieć silne przyzwyczajenia co do zasad kupowania i płatności za licencje na oprogramowane. Z kolei producenci oprogramowania też oferują różne opcje licencjonowania, fakturowania oraz kredytowania oprogramowania i usług.
  • Doświadczenie dostawcy: w jaki sposób stwierdzić, czy dostawca i jego system ERP dobrze przystaje do specyficznych potrzeb Państwa firmy? Może warto porozmawiać z jego innymi klientami używającymi rozważane rozwiązania? A może przejrzeć witrynę producenta? Obejrzeć pokaz działania systemu na żywo? Wziąć udział w warsztatach organizowanych przez dostawcę? Może najlepszym rozwiązaniem jest zdecydować się na analizę przedwdrożeniową? A może zacząć od małego projektu pilotażowego, z niewielką liczbą użytkowników? A czy jeżeli wprawdzie rozwiązanie dostawcy zdaje się spełniać Państwa potrzeby techniczne i gospodarcze, ale producent nie ma jasno skrystalizowanych planów rozwoju systemu, to czy w dalszym ciągu Państwa będzie interesował? Przed kontaktowaniem się z potencjalnymi dostawcami te wszystkie kwestie należy sobie w maksymalnym możliwym zakresie określić.

To może być także właściwa chwila na zmianę składu komitetu sterującego. Może się okazać, że do dalszych prac będzie potrzeba mniej lub więcej osób, albo osób o innych kwalifikacjach, niż dotychczas zaangażowane w sprawę.

Z życia firmy

Komitet sterujący firmy Cronus uznaje, że woli współpracować z jednym dostawcą. System ERP nie ograniczy się do dystrybucji i finansów, z czasem trzeba będzie je rozszerzyć na obszar produkcji. Członkowie komitetu chcą też, aby dostawca zaoferował opcje finansowania, jeżeli początkowo firma z nich nie skorzysta. Zgadzają się też, co do tego, że dostawca nowego oprogramowania musi wykazać się dobrym zrozumieniem problemów firmy i mieć już klientów z tej samej branży i o podobnych potrzebach, a także być firmą ugruntowaną, rokującą istnienie na rynku jeszcze przez wiele lat.

 

Określenie harmonogramów wdrożenia systemu ERP

Podobnie, jak w wypadku każdego projektu, o ile nie określimy harmonogramu naszego procesu wyboru dostawcy systemu ERP, to może się on ciągnąć w nieskończoność. Dlatego należy określić jednoznaczne terminy punktów zwrotnych przedsięwzięcia. Punktami zwrotnymi mogą być:

  • Decyzja, co do tego, na jakich obszarach firmy się skupiamy
  • Opracowanie wymagań do systemu
  • Opracowanie spisu potencjalnych dostawców
  • Rozesłanie zapytań ofertowych i zorganizowanie spotkań/prezentacji
  • Utworzenie “krótkiej listy” dostawców
  • Przeprowadzenie szczegółowych rozmów z dostawcami
  • Rozmowy z lub odwiedziny u klientów dostawców
  • Wybór dostawcy

Z życia firmy

Cronus opracowuje terminarz działań, zaczynający się od pierwszego spotkania komitetu sterującego w pierwszym tygodniu. Z uwzględnieniem dni wolnych od pracy i urlopów, firma przewiduje, że działania ukończy w sześć miesięcy.