Analiza możliwych scenariuszy wyboru systemu ERP

Należy zadbać o pozyskanie wsparcia głównych decydentów i opiniotwórców w organizacji. Niektóre z osób odgrywających te istotne role mogą nie mieć świadomości, że aktualny system informatyczny przedsiębiorstwa niedomaga w pewnych obszarach, bądź nie będą pewni, jakie korzyści w ich własnej pracy da im nowy system ERP.

Każdy z przedstawionych scenariuszy możliwych w obszarze dystrybucji przedstawia wykaz istotnych kryteriów, których można użyć do oceny sprawności i wydajności aktualnej działalności firmy. Warto też przy okazji ich rozważania zastanowić się nad innymi możliwymi scenariuszami i kryteriami, bardziej adekwatnymi do sytuacji firmy.

  • Kryteria ogólne: określenie podstaw
  • Zarządzanie zapasami/towarami: przekształcenie ośrodka kosztów w generator przychodów
  • Zarządzanie magazynem: by towary były dostępne
  • Sprzedaż i obsługa klientów: przekształcenie celów gospodarczych w owocne kontakty
  • Realizacja zamówień: zaspokajanie potrzeb klientów sprawnie i z zyskiem dla siebie

 

Kryteria wyboru systemu ERP: określenie podstaw

Aktualnie użytkowane narzędzia programowe do zarządzania firmą dają jej pewne korzyści:

  • Czy są Państwo z tych korzyści zadowoleni?
  • Jak dobrze wspomagają one realizację Państwa założeń biznesowych?
  • Co chcieliby Państwo osiągnąć wprowadzając nowe rozwiązanie zarządzające dystrybucją?

To są bardzo podstawowe kryteria, ale bardzo ważne dla firmy.

(Proszę zapisać wartości aktualne – jeżeli są znane – i określić, do jakich by Państwo chcieli dojść.)

Kryteria ogólne Obecnie Docelowo
Łatwość obsługi
Integracja z innym oprogramowaniem firmowym (np. Office)
Integracja pomiędzy poszczególnymi modułami
Wymagane szkolenie dla pracowników
Czas wdrożenia
Koszty ogólne utrzymania informatyki
Możliwość dostosowania i rozbudowy systemu ERP
Wydajność pracy pracowników w systemie
Koszt systemu informatycznego jako udział procentowy we wszystkich wydatkach IT
Aspekty międzynarodowe
Liczba użytkowników (nazwani/jednocześni)
Możliwość pracy na urządzeniach mobilnych

Z życia firmy

Komitet sterujący Cronus zgadza się co do tego, że określenie docelowe tych kryteriów pomoże w uporządkowanym wdrożeniu nowego systemu ERP i zapewni wymierne korzyści ekonomiczne. Każdy z członków zespołu przynajmniej raz przeżył wprowadzanie drogich i zakłócających pracę firmy zmian w oprogramowaniu, które ostatecznie zaowocowały tylko minimalną poprawą wyników finansowych, wydajności czy zdolności innowacyjnych firmy. Nikt nie ma wątpliwości, że jeżeli komitet sterujący nie znajdzie przekonującego rozwiązania zapewniającego uzyskanie wymiernych korzyści, firma pozostanie przy obecnie użytkowanych systemach i sformułuje kolejny, ale prawdopodobnie droższy, plan ich modernizacji.